Eén gebeurtenis als uitgangspunt
Maak voor de gebeurtenis één dossier met het schadenummer en een herkenbare naam. Bewaar daarin melding, polisgegevens, foto's, offertes en reacties. Een dossier hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Het moet vooral voorkomen dat een vraag wordt beantwoord met een verouderd bestand uit een andere gebeurtenis.
Zet bovenaan een korte eigen notitie met openstaande vragen en de laatste afspraak. Laat die notitie niet de originele berichten vervangen. Een samenvatting kan een praktische geheugensteun zijn, maar is niet hetzelfde als een ontvangen bevestiging.
Een vaste manier van opslaan
Gebruik datums en onderwerpen in bestandsnamen, bijvoorbeeld de datum gevolgd door offerte bank of reactie oorzaak. Voeg bij gewijzigde documenten een versienummer of duidelijke status toe. Alleen een bestand definitief noemen is weinig behulpzaam wanneer er daarna nog drie nieuwe versies komen.
Bewaar verzonden bijlagen zoals ze daadwerkelijk zijn verstuurd. Als je later een schadelijst corrigeert, moet de eerdere versie herkenbaar blijven. Een ontvangstbevestiging of portaalmelding kan daarnaast laten zien welke upload is ontvangen; bewaar die bij de bijbehorende inzending.
Bij foto's is een verwijzing naar het voorwerp nuttiger dan alleen het automatische cameravolgnummer. Behoud het origineel en maak zo nodig een aparte benoemde kopie. De nummering uit je schadelijst kan de koppeling met een offerte of onderzoek eenvoudig maken.
Telefoon en portaal horen ook in het dossier
Noteer na een gesprek datum, gesprekspartner, onderwerp en concrete afspraken. Bevestig belangrijke punten schriftelijk waar mogelijk. Een eigen notitie maakt duidelijk wat jij hebt genoteerd; een antwoord van de andere partij kan bevestigen of die weergave wordt gedeeld.
Download relevante berichten of documenten uit een klantportaal als dat kan. Veronderstel niet dat je na afsluiting onbeperkt toegang houdt. Vraag bij onduidelijkheid hoe je een afschrift van de voor jouw dossier relevante stukken krijgt.
Kifid beschrijft dat bij een klacht digitale documenten en volledige relevante correspondentie kunnen worden aangeleverd. Een reeds geordend dossier maakt zo'n vervolgstap eenvoudiger. Deel kopieën via de juiste route en houd je eigen verzameling intact.
De open punten beperken
Schrijf bij een nieuwe reactie welke eerdere vraag daarmee is beantwoord en wat nog overblijft. Als alleen een rekenfout is opgelost, hoeft de technische vraag niet als afgehandeld te worden gemarkeerd.
Bewaar persoonlijke gegevens zorgvuldig en geef geen openbare toegang tot de hele map. Een deelbare kopie kan alleen de relevante stukken bevatten. Zo blijft het dossier bruikbaar voor behandeling, zonder dat iedere foto, bankbijlage of privéwisseling automatisch bij elke verzending meegaat.
