Beschrijven voordat je een naam toekent
Een ingelijste afbeelding kan een originele prent, reproductie of ander werk zijn. Begin je overzicht met wat je daadwerkelijk ziet en weet. Noteer materiaal, afmetingen voor zover bekend, voorstelling en zichtbare aanduidingen. Een naam op de lijst mag niet stelliger zijn dan de beschikbare informatie. Als de maker onbekend is, is dat een bruikbare beschrijving en geen fout die met een gok moet worden opgelost.
Neem de lijst of sokkel mee als onderdeel van de beschrijving. Geef aan of die bij hetzelfde aankoopbedrag hoort of afzonderlijk is aangeschaft. Bij een collectie keramiek kan een overzicht de samenhang tonen, terwijl ieder onderscheidend object een eigen nummer krijgt. Zo blijft een vaas herkenbaar wanneer de collectie later anders wordt opgesteld.
Beelden die bij het object blijven horen
Maak een overzichtsfoto en leg gemakkelijk zichtbare details afzonderlijk vast. Denk aan een signatuur, nummering of merkteken als dat bereikbaar is. Verplaats een kwetsbaar werk niet alleen voor een extra foto als daarvoor bijzondere handelingen nodig zijn. Een ontbrekend beeld kan als open punt blijven staan.
Geef bestanden hetzelfde objectnummer als de beschrijving en noteer de datum. Een foto van een hele wand helpt bij de plaatsing, maar een detailfoto zonder verwijzing kan later bij het verkeerde werk terechtkomen. Behoud daarom zowel de samenhang als het afzonderlijke herkenningsbeeld.
Een zichtbare naam of stempel is informatie om te onderzoeken, niet zelfstandig een bevestiging van authenticiteit. Schrijf bijvoorbeeld dat een aanduiding aanwezig is en verwijs naar de foto. Neem een deskundige conclusie alleen over als duidelijk is welk rapport en welk object daarmee worden bedoeld.
Herkomstinformatie met een duidelijke bron
Bewaar een aankoopdocument, correspondentie, bestaand taxatierapport of andere beschikbare herkomstinformatie bij hetzelfde nummer. Vermeld of een gegeven van een verkoper, familielid of deskundige komt. Deze bronnen hoeven niet allemaal dezelfde vraag te beantwoorden. Een verhaal over een vorige eigenaar bewijst niet automatisch een huidige waarde.
Interpolis noemt onder meer kunst en verzamelingen bij de documentatie van kostbaarheden. Controleer voor jouw verzekering welke omschrijving en eventuele taxatie nodig zijn. Presenteer een eigen lijst niet als vervanging voor een vereist rapport. Vraag gericht wat ontbreekt wanneer een document onduidelijk of verouderd lijkt.
Houd een advertentie voor een vergelijkbaar object apart als vergelijking met datum en bron. Verschillen in uitvoering, toestand, herkomst of volledigheid kunnen van belang zijn. De advertentieprijs mag niet zonder toelichting als vastgestelde waarde van jouw object in het dossier belanden.
Een collectie actueel houden
Noteer of losse stukken gezamenlijk zijn gekocht en wat een totaalbedrag omvat. Een serie van vier prenten mag niet tegelijk viermaal de setprijs en eenmaal als complete set worden opgeteld. Een verwijzing tussen de groepsregel en objectregels maakt de gekozen administratie zichtbaar.
Als een stuk wordt verkocht, uitgeleend of vervangen, pas je de actuele status aan. Een oudere collectieopname kan behouden blijven als gedateerde historie. Vermeld bij uitleen de bekende eigenaar en beschikbare afspraken zonder uit de locatie een dekkingsconclusie te trekken.
Controleer tenslotte of iemand via één objectnummer alle bijbehorende stukken kan vinden. Dat is de kracht van een herkenbaar dossier: het maakt gerichte vragen mogelijk. De toepasselijke polis en beoordeling bepalen vervolgens wat die informatie voor een eventuele verzekering betekent.
