Geef ieder voorwerp een vaste regel
Begin met een eenvoudige tabel of lijst en geef elke post een eigen nummer. Gebruik dat nummer ook bij foto's, offertes en latere vragen. Bij tien natte boeken en één beschadigde boekenkast zijn de kast en de boeken verschillende zaken. Het kastnummer mag niet ongemerkt ook een bedrag voor alle inhoud bevatten.
Interpolis gebruikt bij zijn schadehulp een invullijst voor informatie over spullen. Een eigen werkoverzicht kan helpen die informatie zorgvuldig te verzamelen. Gebruik wel het gevraagde formulier als je verzekeraar daarmee werkt. Het doel van je eigen lijst is overzicht houden, niet een verplicht formulier of een beoordeling vervangen.
Maak de omschrijving herkenbaar: soort voorwerp, merk of maker waar bekend, model, relevante afmetingen en locatie. Een omschrijving als ‘elektronica’ is te breed om drie apparaten te beoordelen. Een serienummer helpt bij identificatie, maar zet dat niet in een openbare gedeelde lijst.
Feiten over het bezit en feiten over de schade
Zet aankoopdatum en oorspronkelijke aankoopprijs apart van de huidige herstel- of vervangingsvraag. Als je de aankoopdatum niet precies weet, schrijf je bijvoorbeeld een jaartal met de aanduiding geschat. De datum van een oude foto kan aantonen dat het voorwerp toen aanwezig was, zonder de aankoopdag vast te leggen.
Noteer de eigenaar. Een huurapparaat, werktelefoon of geleende camera hoort herkenbaar bij die situatie. Vermeld beschikbare bewijsstukken zoals bestelbevestiging, overdracht of een oudere foto. Voeg geen rekening van een vergelijkbaar voorwerp toe alsof die voor jouw exemplaar is.
Beschrijf de verandering per voorwerp. Bij een kast kan dat een opgezwollen onderrand zijn; bij een telefoon een gebroken scherm en niet werkende bediening. Scheid eerdere krassen van schade die je met het gemelde incident in verband brengt. Waar een technische diagnose ontbreekt, gebruik je een waarneming in plaats van een stellige oorzaak.
Hoeveelheden en sets
Voor gelijksoortige eenvoudige voorwerpen kan een gegroepeerde post bruikbaar zijn, mits aantal en soort duidelijk blijven. Zes identieke glazen zijn iets anders dan een verzameling verschillende antieke glazen. Vraag bij twijfel welke mate van uitsplitsing nodig is. Een groep mag niet dienen om onbekende hoeveelheden ongemerkt op te hogen.
Schrijf bij een set welke delen zijn beschadigd en welke nog aanwezig zijn. Een complete nieuwe set als voorstel is niet hetzelfde als verlies van elk oud onderdeel. Als een vervangingspakket accessoires bevat die ook apart op de lijst staan, wijs je die overlap aan.
Bedragen met een status
Houd oorspronkelijke prijs, reparatieofferte, vergelijkbare vervangingsprijs en ontvangen betaling in aparte velden of duidelijke zinnen. Ze beantwoorden verschillende vragen. Zet bij een nog onbekend bedrag geen nul zonder uitleg; nul kan ten onrechte lijken te betekenen dat er geen schade is. Schrijf liever nog te onderzoeken.
Verbind een prijsopgave aan de juiste versie en datum. Een herziene offerte kan een nieuwe oorzaakbevinding of grotere herstelomvang bevatten. Leg uit waarom het bedrag veranderde en bewaar het eerdere document. Alleen het totaalcijfer overschrijven maakt het verschil oncontroleerbaar.
De lijst laten meegroeien
Bewaar een eerste ingediende versie en geef een aanvulling een datum. Vermeld welke posten nieuw zijn, welke zijn gecorrigeerd en welke vervallen omdat een voorwerp is teruggevonden. Stuur de behandelaar een korte toelichting bij de wijzigingen. Zo hoeft die niet twee grote documenten regel voor regel te vergelijken.
Controleer vóór de afrekening of alle posten een antwoord hebben. Een lege status is iets anders dan een afwijzing. Vraag naar een ontbrekende post met hetzelfde nummer en de bijbehorende stukken. Het dossier blijft daardoor te volgen, ook wanneer niet alle voorwerpen tegelijk worden beoordeeld of hersteld.
